會前

一、策劃方案

1.時(shí)間：年會前1-3個(gè)月

2.要求：根據(jù)公司情況，確定年會內(nèi)容(總結(jié)會/表彰/表演/聚餐)、確定年會地點(diǎn)、確定會議日程等。

3.流程：起草年會方案--報(bào)審--召開通知。

二、預(yù)算編制

方案通過后編制年會預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容主要包含：獎(jiǎng)金(獎(jiǎng)勵(lì)、抽獎(jiǎng))、住宿費(fèi)、餐費(fèi)(含酒水)、車費(fèi)、場地費(fèi)(含點(diǎn)心、花卉、橫幅、其他裝飾等)、材料費(fèi)(證書、牌匾等)。

三、準(zhǔn)備材料

1.會前兩周完成獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、證書、簽到筆薄、簽到墻、橫幅等購買和制作。

2.會前兩周全部整理和審核工作匯報(bào)PPT。

3.會前兩天確定會晚會議程并打印。

四、費(fèi)用申請

申請頒獎(jiǎng)獎(jiǎng)金，及其他所有費(fèi)用。

五、人員統(tǒng)計(jì)

會前一周完成：

1.統(tǒng)計(jì)參會人員、參與抽獎(jiǎng)人員名單;

2.統(tǒng)計(jì)并安排參會人員住宿。

六、年會主持

1.會前三周確定會議、晚會主持人選。

2.要求晚會主持在開始前有不少于5次的排練。

七、場地驗(yàn)收

會前半個(gè)月驗(yàn)收場地，重點(diǎn)檢查：

1.設(shè)備(網(wǎng)絡(luò)、電腦、屏幕、話筒、燈光、音響效果、酒店內(nèi)部人員協(xié)助等)。

2.舞臺裝飾、會場桌椅擺放等。

八、人員接待

年會當(dāng)天，專人負(fù)責(zé)接送參會人員，安排就餐等。

九、其他

1.會前一周收集表演音樂

2.坐席安排

十、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)

年會籌備組長2人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作的開展，督促工作按計(jì)劃進(jìn)行。

會中

1、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)

年會籌備組長負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作按計(jì)劃進(jìn)行，控制好晚會時(shí)間。專人負(fù)責(zé)全程錄影、錄像。

2、技術(shù)支持

電腦、音響、音樂操作及其他技術(shù)支持。

3、后勤支持

安排幾人做后勤協(xié)助工作

4.茶水、點(diǎn)心及時(shí)供應(yīng);

5.麥克風(fēng)傳遞;

6.燈光、場務(wù)(如表演期間負(fù)責(zé)通知表演人員、提醒發(fā)言人員控制發(fā)言時(shí)間等)控制;。

7.獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)牌等的管理、發(fā)放;

8.禮儀小姐隨時(shí)候場;

9.保持現(xiàn)場安全及清潔衛(wèi)生;

10.保證就餐按時(shí)進(jìn)行。

會后

1、費(fèi)用結(jié)算

年會費(fèi)用匯總結(jié)算。

2、安排返程

安排其他單位人員返程事宜。

3、場地清潔

清潔年會場地

4、資料收集

A.錄像剪輯、相片匯總成冊;

B.整理會議紀(jì)要;

C.編制跟蹤表，跟蹤年會提出的項(xiàng)目。

5、費(fèi)用結(jié)算

年會費(fèi)用匯總結(jié)算。

6、后續(xù)宣傳

通過各種媒介(公告欄、網(wǎng)站、內(nèi)刊等)宣傳年會相關(guān)報(bào)道。

7、會后總結(jié)

及時(shí)召開總結(jié)會，總結(jié)年會籌辦過程中的優(yōu)點(diǎn)與不足，作為今后年會籌辦的借鑒。

    整個(gè)年會籌辦流程中，重中之重是做好會前工作，會中落實(shí)、協(xié)調(diào)，會后及時(shí)總結(jié)。為了明確責(zé)任到人，保證年會各項(xiàng)工作按計(jì)劃進(jìn)行，建議制作一份詳細(xì)的節(jié)點(diǎn)控制表。
    大部分企業(yè)可以找活動策劃公司來協(xié)助年會的舉辦，效果會好很多，不光是省心，重要是體現(xiàn)在舞臺燈光音響的舞美及外請專業(yè)節(jié)目表演，所以把企業(yè)員工的氣氛和熱情調(diào)動起來。有預(yù)算的大公司還可以請二三線明星或者模仿大咖及本地知名藝人、主持來協(xié)助把每年年會做一個(gè)意義非凡的團(tuán)年晚會。